Eine KI-Richtlinie, die im Arbeitsalltag hält

Warum die Werkzeuge im Betrieb vor der Regel da sind

Die Ausgangslage lässt sich beziffern. Laut Statistik Austria setzten 2025 rund 30 % der österreichischen Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI-Technologien ein — 2021 waren es erst 9 %. EU-weit sind es 20 %.

Aufschlussreicher als der Anstieg ist die Gegenprobe. Von den Betrieben ohne KI-Einsatz haben 77 % das Thema nicht einmal erwogen. Unter jenen, die es erwogen haben, nennen 15 % fehlende Expertise im Haus, 11 % Datenschutzbedenken und weitere 11 % rechtliche Unklarheiten als Grund (Pressemitteilung, Juni 2026). Das sind Fragen, die eine KI-Richtlinie beantwortet — und die sonst jede Mitarbeiterin für sich allein beantwortet, unter Zeitdruck und direkt vor dem Eingabefeld.

In Kärntner Betrieben mit zehn bis fünfzig Leuten gibt es weder eine IT-Abteilung noch eine Compliance-Stelle. Die Werkzeuge sind deshalb fast immer vor der Regel da. In Schulungen erlebe ich regelmäßig, dass die Geschäftsführung erst im Raum erfährt, welche Dienste im Haus tatsächlich verwendet werden.

Vorweg die Abgrenzung: Dieser Beitrag beschreibt betriebliche Handgriffe, keine Rechtslage. Ich bin Trainer, kein Jurist. Eine Richtlinie ist eine Arbeitshilfe und keine Betriebsvereinbarung; was für Ihren Betrieb verbindlich gilt, beurteilen Ihre Rechtsberatung und — wo vorhanden — der Betriebsrat.

Das eigentliche Problem ist nicht, dass eine Regel fehlt. Es ist, dass längst eine gilt, nur ungeschrieben: jeder wie er meint.

Was in eine KI-Richtlinie hineingehört: sechs Fragen

Die Vorlage zu diesem Beitrag führt sechs Fragen — nicht aus einem Gesetz abgeleitet, sondern aus den Situationen, in denen im Betrieb jemand ins Stocken gerät:

1. Welche Werkzeuge sind freigegeben? Namentlich und mit Variante. „KI-Tools“ ist keine Freigabe.
2. Welche Daten dürfen hinein — und welche nie? Nach Kategorien statt nach Einzelfällen.
3. Wer entscheidet über neue Werkzeuge? Eine benannte Person, kein Gremium ohne Termin.
4. Was muss vor dem Versand nach außen geprüft werden? Also: wo ein zweites Augenpaar Pflicht ist.
5. Wie wird gekennzeichnet, wenn KI beteiligt war? Intern, gegenüber Kunden, in der Dokumentation.
6. An wen wende ich mich bei einem Zwischenfall? Name und Erreichbarkeit, nicht „an die IT“.

Die zweite Frage wird hier als einzige nicht ausgebreitet: Sie hat einen eigenen Beitrag über Daten in ChatGPT, samt einer Ampel für die gängigen Datenarten. Wer die im Haus bereits eingeführt hat, kann in der KI-Richtlinie darauf verweisen statt sie abzuschreiben.

Bei der fünften Frage lohnt Zurückhaltung. Die Wirtschaftskammer stellt die gestaffelten Anwendungsfristen der EU-KI-Verordnung samt der Transparenzpflichten dar; der Verordnungstext selbst steht auf EUR-Lex. Welche dieser Bestimmungen auf Ihren Betrieb zutreffen, gehört in die Rechtsberatung und nicht in eine Schulungsunterlage. Für das Papier selbst genügt vorerst eine hausinterne Festlegung: Wo schreiben wir dazu, dass KI beteiligt war, und wo nicht?

Der Maßstab für alle sechs Antworten ist die Lesbarkeit: Was nicht auf eine Seite passt, ist ein Positionspapier.

Die Werkzeugliste: warum „KI-Tools erlaubt“ nichts regelt

Der erste Handgriff ist eine Liste der Werkzeuge, die tatsächlich in Verwendung sind. Erheben Sie sie mündlich in der nächsten Teambesprechung — nicht per Fragebogen und schon gar nicht über die Auswertung von Protokolldaten. Schriftlich hält niemand fest, was womöglich unerwünscht ist, und wer sich ausgewertet sieht, weicht auf das private Gerät aus. Am Ende regelt die KI-Richtlinie dann einen Betrieb, den es so nicht gibt.

Jede Zeile braucht drei Angaben: Werkzeug, Kontoart (privat oder geschäftlich), Zweck der Freigabe.

Zwei Fallen tauchen dabei fast immer auf. Die erste: Die Liste erfasst nur, was bewusst eingeführt wurde, und übersieht die KI-Funktionen, die still in vorhandene Software nachrücken. Zusammenfassungen im Mailprogramm, Transkription in der Besprechungssoftware, Vorschlagsfunktionen in der Branchensoftware, der Übersetzer im Browser, das private Handy neben der Tastatur.

Die zweite Falle ist die Freigabe eines Produktnamens ohne Variante. Ob Eingaben zur Verbesserung der Modelle weiterverwendet werden, hängt in der Regel an der Kontoart, und die Anbieter handhaben das unterschiedlich; verbindlich beantworten das nur die jeweils geltenden Bedingungen — die sich ändern können, weshalb sie ins Dokument nicht hineingehören. Für die Zeile heißt das: Produkt plus Kontoart, sonst ist sie unvollständig.

Genau dafür ist der Rahmen einer KI-Richtlinie für Unternehmen gedacht: ein moderierter Halbtag, an dessen Ende die Liste steht.

Zuständigkeit und Prüfpflicht: die zwei Zeilen, die am häufigsten fehlen

Eine Regel wirkt nur, wenn sie den Zweifelsfall auflöst — und der kommt täglich. Deshalb gehört in jede KI-Richtlinie eine benannte Person mit Namen und Erreichbarkeit, nicht „die Geschäftsführung“ und nicht „die IT“. Dazu eine Zusage, wie schnell entschieden wird. Dauert die Antwort länger als der Vorgang selbst, wird die Regel nicht gebrochen, sondern umgangen — was ungleich schwerer zu bemerken ist.

In einem Betrieb mit zwölf Leuten ist diese Person die Chefin. Das ist kein Mangel, solange es aufgeschrieben ist.

Die zweite Zeile ist die Prüfpflicht vor dem Versand nach außen. Nicht alles, sondern benannte Dokumentarten: Angebote, Kundenschreiben mit Fristen oder Zusagen, Berichte, alles mit Zahlen. Wie geprüft wird, beschreibt der Beitrag zum Überprüfen von KI-Antworten; das Dokument legt nur fest, wo das Pflicht ist.

Und dann der Satz, der die Verantwortung klärt und wörtlich ins Dokument gehört: Eine Unterschrift gilt unverändert, gleich womit der Entwurf entstanden ist.

Wo die KI-Richtlinie aufhört und der Betriebsrat anfängt

Hier ist Genauigkeit wichtiger als Meinung. Eine Richtlinie ist eine einseitige Anweisung des Betriebsinhabers, eine Betriebsvereinbarung ist zweiseitig. Wer das eine schreibt, hat das andere nicht ersetzt.

Zwei Fundstellen sind einschlägig, beide im Volltext im Rechtsinformationssystem des Bundes nachzulesen. § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG nennt die Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Systemen zur Kontrolle der Arbeitnehmer, sofern diese Maßnahmen die Menschenwürde berühren. § 96a ArbVG betrifft Systeme zur automationsunterstützten Verarbeitung personenbezogener Arbeitnehmerdaten sowie Systeme zur Beurteilung von Arbeitnehmern.

Ob und wie das auf einen konkreten Einsatz zutrifft, beurteile ausdrücklich nicht ich. Was ich aus der Schulungspraxis beitragen kann, ist der Auslöser, an dem die Frage überhaupt aufkommt: sobald ein Werkzeug Leistung, Verhalten oder Anwesenheit sichtbar macht. Transkription mit Sprecherzuordnung, automatische Auswertung von Bearbeitungszeiten, Vorsortierung von Bewerbungen — spätestens dort ist es keine reine Richtlinienfrage mehr.

Die Arbeiterkammer empfiehlt, die Spielregeln zum KI-Einsatz in einer Betriebsvereinbarung festzulegen, und verweist auf das Auskunftsrecht des Betriebsrats nach § 91 ArbVG. Wie weit Ihr Betrieb davon berührt ist, klären Rechtsberatung und Belegschaftsvertretung. Die fachliche Vorbereitung dazu beschreibt die Seite zur KI-Betriebsvereinbarung.

Vom Beschluss in den Arbeitsalltag

Der Übergang, an dem die meisten Papiere sterben: Sie werden als PDF ins Intranet gelegt und nie wieder gelesen. Vier Handgriffe verhindern das.

Gemeinsam anwenden statt verschicken. Legen Sie den Entwurf auf und spielen Sie zwei, drei Vorgänge der vergangenen Woche dagegen durch. Wo im Raum diskutiert wird, ist der Text noch nicht entschieden.

Einen Meldeweg festlegen, der ohne Schuldzuweisung auskommt. Wie er lautet, gehört ins Dokument selbst — sonst bleibt im Ernstfall der Umweg über die Vorgesetzte, und der wird gemieden.

Die KI-Richtlinie in die Einschulung neuer Mitarbeiter aufnehmen. Sonst gilt sie nur für jene, die am Tag der Einführung anwesend waren.

Einen Überprüfungstermin in den Kalender setzen. Werkzeuge und Kontomodelle ändern sich schneller als Dokumente. Einmal jährlich genügt.

Unterschätzen Sie dabei die Sprache nicht: Ein Text, der wie ein Konzernstandard klingt, wird in einem Kärntner Handwerksbetrieb höflich abgelegt. Wer die Formulierungen mit dem Team abgleicht, bekommt ein Blatt, das gelesen wird — das ist der Zweck einer KI-Schulung für Mitarbeiter.

Woran Sie merken, dass die KI-Richtlinie hält

Kein Fazit, sondern vier Prüfsteine für die Zeit danach. Sie lassen sich beobachten, ohne etwas zu messen:

• Fragen kommen vorher statt hinterher.
• Neue Werkzeuge werden angefragt statt still mitgebracht.
• Ein Zwischenfall wird gemeldet, obwohl ihn niemand bemerkt hätte.
• Neue Mitarbeiter kennen die Regel in der ersten Woche.

Bleibt es dagegen still, ist das selten ein Erfolgssignal — meist gehen die Festlegungen am Alltag vorbei. Jeder gemeldete Fall zeigt umgekehrt eine Dokumentart oder ein Werkzeug, an das beim Aufsetzen niemand gedacht hat.

Was ein solches Blatt nicht leistet, leistet es auch nach dem besten Halbtag nicht: Die rechtliche Prüfung des Dokuments, das Verarbeitungsverzeichnis, die Auftragsverarbeitung und die Frage nach einer Betriebsvereinbarung liegen außerhalb dessen, was ein Trainer beurteilen darf. Zuständig sind Rechtsberatung und Betriebsrat — und deren Weg wird kürzer, wenn die Werkzeugliste und die sechs Antworten bereits vorliegen.

Der Teil davor ist der, den ein Training abdeckt: dass ein Blatt existiert, das die sechs Fragen beantwortet, und dass die Leute im Haus es einmal angewendet haben statt nur erhalten. Die Vorlage dazu — sechs Fragen, Datenkategorien, Ausfüllteil und eine Liste für den Weg bis zum Inkrafttreten — finden Sie in der Download-Box zu diesem Beitrag.