Daten in ChatGPT: was hineingehört und was nicht

Warum die Frage nach Daten in ChatGPT selten klar beantwortet wird

In jeder Schulung kommt sie, meist in der ersten halben Stunde: „Was darf ich da eigentlich hineinschreiben?" Und meist bekommt sie eine Antwort, mit der niemand arbeiten kann — entweder „am besten gar nichts" oder „das kommt darauf an".

Beides ist nicht falsch und beides hilft nicht. „Gar nichts" führt dazu, dass die Werkzeuge heimlich genutzt werden, weil sie im Alltag eben doch Zeit sparen. „Kommt darauf an" überlässt die Entscheidung jener Person, die gerade unter Zeitdruck steht.

Vorweg die Abgrenzung, die hier wichtig ist: Dieser Beitrag beschreibt betriebliche Faustregeln, keine Rechtslage. Ich bin Trainer, kein Jurist. Was für Ihren Betrieb rechtlich gilt, beurteilen Ihre Datenschutzbeauftragte oder die Rechtsberatung; allgemeine Informationen veröffentlicht die österreichische Datenschutzbehörde. Was ich beitragen kann, ist die andere Hälfte: eine Einteilung, die im Arbeitsalltag in zehn Sekunden anwendbar ist.

Eine Ampel statt einer Verbotsliste

Verbotslisten scheitern daran, dass sie nie vollständig sind. Eine Einteilung in drei Stufen hält länger, weil sie auf ein Merkmal zeigt statt auf Einzelfälle:

Der Test dazu ist eine einzige Frage: Könnte jemand anhand dieses Textes eine bestimmte Person erkennen? Wenn ja, ist es rot — unabhängig davon, wie harmlos die Angabe wirkt. Ein Name allein genügt bereits.

Gelb ist die interessante Stufe, weil dort keine allgemeine Antwort existiert. Ob der Name eines Kunden hineindarf, hängt von Ihren Verträgen und Vereinbarungen ab. Genau deshalb gehört zu Gelb immer eine benannte Person, die im Zweifelsfall entscheidet.

Der Platzhalter-Trick — und wo er endet

Die gute Nachricht, die in dieser Diskussion meist untergeht: Ein Sprachmodell braucht die echten Angaben fast nie. Es braucht die Struktur des Falls.

Statt: „Schreibe eine Mahnung an Herrn Josef Ebner, Tischlerei Ebner, Hauptplatz 4, 9500 Villach, Rechnung 2026-118 über 840 Euro."

Besser: „Schreibe eine Mahnung an [Kunde], Rechnung [Nummer] über [Betrag], fällig seit drei Wochen. Kunde seit acht Jahren, zahlt sonst pünktlich."

Das Ergebnis ist nicht schlechter, sondern besser — weil die Beziehungsgeschichte drinsteht statt der Adresse. Die echten Angaben setzen Sie danach von Hand ein. Aufwand: zehn Sekunden.

Der Trick hat eine Grenze, und die wird oft übersehen: Platzhalter helfen gegen Namen, nicht gegen Einzigartigkeit. Wenn im Betrieb nur eine Person die beschriebene Rolle ausfüllt, ist der Fall auch ohne Namen zuordenbar. Dann bleibt der Vorgang draußen.

Was mit den Eingaben tatsächlich passiert

Hier ist Vorsicht mit pauschalen Aussagen geboten, denn die Bedingungen der Anbieter ändern sich. Was sich sagen lässt, ist der grundsätzliche Unterschied:

Die kostenlosen und privaten Varianten der gängigen Werkzeuge sehen in der Regel vor, dass Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet werden können — teils abschaltbar, teils nicht. Die Geschäftsvarianten schließen das üblicherweise aus und bieten Verträge zur Auftragsverarbeitung an.

Was im Einzelfall gilt, steht in den Bedingungen des jeweiligen Anbieters und ist dort nachzulesen, nicht hier. Für die Praxis folgt daraus etwas Nützlicheres als jede Detailkenntnis: Die Frage, mit welchem Konto gearbeitet wird, ist wichtiger als die Frage, welcher Anbieter es ist.

Deshalb ist die Umstellung auf Geschäftskonten meist der wirksamste einzelne Schritt, den ein Betrieb hier setzen kann — noch vor jeder Schulung. Wer beides zusammen angehen will, findet den Rahmen in einer datenschutzkonformen KI-Einführung.

Daten in ChatGPT: fünf Fälle aus dem Betriebsalltag

Die Ampel wird erst brauchbar, wenn man sie an echten Vorgängen durchspielt. Diese fünf kommen in Kärntner Betrieben regelmäßig vor:

1. Angebot für einen Stammkunden umformulieren. Gelb bis rot. Mit Firmenname und Adresse rot, mit Platzhaltern grün — und das Ergebnis wird dadurch nicht schlechter.
2. Bewerbungsunterlagen zusammenfassen. Rot, und zwar ohne Ausweichmöglichkeit. Bewerbungsdaten sind personenbezogen, und der Vorgang bleibt auch anonymisiert zuordenbar.
3. Eine Excel-Formel für die Umsatzliste erklären lassen. Grün, solange nur die Formel hineingeht und nicht die Liste. Genau diese Trennung ist Übungssache.
4. Protokoll aus Stichworten einer internen Besprechung. Gelb. Ohne Namen und ohne Personalthemen meist unkritisch — mit beidem nicht.
5. Krankenstände eines Mitarbeiters auswerten. Rot. Gesundheitsdaten gehören in kein allgemeines KI-Werkzeug, auch nicht in anonymisierter Form.

Auffällig daran: Drei der fünf Fälle lassen sich mit einem Handgriff entschärfen. Nur zwei bleiben tabu. Das ist der Grund, warum ein pauschales Verbot am Ziel vorbeigeht — es behandelt Fall drei wie Fall fünf.

Was Sie regeln sollten, bevor es jemand ausprobiert

Fünf Punkte genügen. Sie passen auf eine Seite und sind in einer Stunde beschlossen:

1. Welche Werkzeuge überhaupt verwendet werden dürfen.
2. Ob mit Geschäfts- oder Privatkonto gearbeitet wird.
3. Wer im Zweifelsfall entscheidet — mit Namen, nicht mit Funktion.
4. Was passiert, wenn doch etwas hineingeraten ist.
5. Dass all das schriftlich vorliegt.

Punkt vier wird am häufigsten vergessen und ist der wichtigste. Wenn das Melden eines Versehens unangenehme Folgen hat, wird nichts gemeldet — und der Betrieb erfährt von seinen Vorfällen nichts. Ein Weg ohne Schuldzuweisung ist keine Nachsicht, sondern die Voraussetzung dafür, überhaupt zu wissen, was passiert.

Wie so eine Seite aussieht, steht im Beitrag zur KI-Richtlinie für Unternehmen.

Was danach noch offen bleibt

Eine Ampel ersetzt keine Prüfung des Ergebnisses. Beides sind getrennte Fragen: Was hineindarf, entscheidet über das Risiko. Was herauskommt, entscheidet über die Qualität — und dafür braucht es eine eigene Routine, beschrieben im Beitrag über das Überprüfen von KI-Antworten.

Offen bleibt außerdem alles Rechtliche im engeren Sinn: Verarbeitungsverzeichnis, Auftragsverarbeitung, Informationspflichten. Das sind keine Trainingsfragen, und ich beantworte sie bewusst nicht. Wer sie klären muss, ist mit der Datenschutzbeauftragten oder der Rechtsberatung schneller und richtiger bedient.

Was ein Training leisten kann, ist der Teil davor: dass die Leute im Betrieb den Unterschied zwischen Grün, Gelb und Rot ohne Nachdenken sehen. Genau darum geht es in einer Schulung zu Datenschutz und KI.