KI für Sekretariat Kärnten
Vom Zögern zum Vorsprung.

Protokolle sind der Klassiker: Man sitzt nach der Besprechung mit Stichworten da und braucht eine Stunde für etwas, das niemand gern liest. Aus knappen Notizen einen strukturierten Text mit Beschlüssen, Zuständigkeiten und Fristen erzeugen zu lassen, funktioniert zuverlässig.

Der Punkt, an dem Sie aufpassen müssen: Was nicht in Ihren Notizen steht, wird gelegentlich ergänzt, weil es plausibel klingt. Das Gegenlesen bleibt deshalb Ihre Aufgabe – aber Gegenlesen dauert Minuten statt einer Stunde.

Absagen, Erinnerungen, Nachfragen, Terminverschiebungen: Immer dieselbe Sache, immer ein anderer Adressat und ein anderer Ton. Genau dafür lohnen sich Vorlagen, in denen Anlass und Tonfall variabel sind.

Wir bauen im Training eine kleine Sammlung solcher Vorlagen für Ihre häufigsten Anlässe. Danach besteht der Vorgang aus Einsetzen und Prüfen statt aus Neuformulieren.

Im Sekretariat laufen sensible Informationen durch: Personalangelegenheiten, Gehaltsfragen, Vertragsentwürfe, Gesundheitsdaten. Diese gehören nicht in ein öffentliches Werkzeug, auch nicht ausschnittweise.

Wir gehen die Grenze konkret durch und üben, Aufgaben so zu formulieren, dass keine Namen und keine identifizierenden Details nötig sind. Meist geht es dabei um die Form eines Schreibens, nicht um dessen Inhalt – und die Form lässt sich sehr gut abstrakt beschreiben.