KI-Kompetenz aufbauen: was das im Betrieb konkret heißt

Warum KI-Kompetenz gerade jetzt auf der Tagesordnung steht

Zwei Entwicklungen treffen aufeinander. Die eine ist praktischer Natur: Die Werkzeuge sind längst im Betrieb, ob das jemand entschieden hat oder nicht. Wer heute in einem Kärntner Büro nachfragt, findet fast immer jemanden, der ein Sprachmodell nutzt — nur meist ohne Absprache.

Die andere kommt aus Brüssel. Die KI-Verordnung der EU enthält seit Februar 2025 eine Bestimmung zur KI-Kompetenz: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen sollen dafür sorgen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß davon verfügt. Der Verordnungstext steht öffentlich auf EUR-Lex.

Ob und in welchem Umfang das auf Ihren Betrieb zutrifft, kann ich nicht beurteilen — das ist eine Rechtsfrage und gehört in die Rechtsberatung. Was ich beurteilen kann, ist die andere Hälfte: wie Kompetenzaufbau aussieht, wenn er wirken soll. Darum geht es hier.

Beide Entwicklungen zeigen ohnehin in dieselbe Richtung. Was ein Betrieb braucht, um KI sinnvoll einzusetzen, ist im Kern dasselbe, worüber gerade alle reden.

Was KI-Kompetenz im Arbeitsalltag wirklich bedeutet

KI-Kompetenz wird häufig mit Werkzeugkunde verwechselt. Das ist der teuerste Irrtum in diesem Feld, denn Werkzeuge ändern sich im Halbjahrestakt — Urteilsfähigkeit nicht. Wer nur Knöpfe gelernt hat, steht beim nächsten Versionswechsel wieder am Anfang.

Im Alltag setzt sich KI-Kompetenz aus vier Fähigkeiten zusammen:

• Einschätzen — erkennen, welche Aufgabe sich für ein KI-Werkzeug eignet und welche nicht. Einen Serienbrief ja, eine Rechtsauskunft nein.
• Formulieren — eine Aufgabe so stellen, dass etwas Brauchbares zurückkommt. Das ist erlernbar und geht schneller, als die meisten annehmen.
• Prüfen — ein Ergebnis nach fester Routine gegenlesen, statt es zu übernehmen, weil es überzeugend klingt.
• Entscheiden — wissen, welche Daten hineindürfen und welcher Teil der Arbeit beim Menschen bleibt.

Die dritte Fähigkeit fehlt am häufigsten, und sie ist die einzige, die niemand nebenbei aufschnappt. Wie das praktisch geht, steht im Beitrag über das Überprüfen von KI-Antworten.

Vier Stufen: wie viel muss wer können?

Nicht jede Rolle braucht dasselbe Niveau. Diese Einteilung hat sich in Schulungen als brauchbar erwiesen, weil sie ohne Fachbegriffe auskommt:

Der einzige Sprung, der zählt, ist der von Stufe 1 auf Stufe 2. Stufe 1 entsteht von selbst, sobald jemand ein Werkzeug öffnet — und ist die gefährlichste Stufe überhaupt: Ergebnisse werden übernommen, ohne dass jemand einschätzen kann, ob sie tragen. Wer heute viele Mitarbeiter auf Stufe 1 hat, hat kein Werkzeugproblem, sondern eine Schulungslücke.

Wie Sie den Stand im eigenen Haus feststellen

Bevor Sie über Schulung nachdenken, brauchen Sie einen Ausgangspunkt. Dafür genügen vier Fragen — schriftlich beantwortet, nicht im Kopf:

1. Welche KI-Werkzeuge werden bei uns heute tatsächlich genutzt, auch inoffiziell?
2. Wer hat zuletzt ein KI-Ergebnis nach außen weitergegeben?
3. Welche Regel gilt bei uns für personenbezogene Daten in KI-Werkzeugen?
4. Wen fragen Mitarbeiter, wenn sie unsicher sind?

Bei Frage eins liegen die meisten Betriebe daneben, und zwar systematisch nach unten. Solange es keine Regel gibt, ist jede Nutzung eine Grauzone — und über Grauzonen spricht niemand freiwillig mit der Geschäftsführung. Die ehrlichste Auskunft bekommen Sie nicht von der IT, sondern von der Sachbearbeitung.

Bleibt Frage vier ohne Antwort, ist das die wichtigste Erkenntnis des ganzen Tages: Wo es keine Ansprechperson gibt, fragt niemand — und Fehler bleiben unentdeckt, bis sie beim Kunden landen.

Der Aufbau in der Praxis

Was danach folgt, ist in fast jedem Betrieb derselbe Ablauf — unabhängig von Größe und Branche:

1. Gemeinsame Basis für alle. Ein Termin, an dem alle dasselbe hören: was die Werkzeuge können, wo sie zuverlässig scheitern, welche Daten hineindürfen. Ohne diesen Schritt reden später zwei Lager aneinander vorbei.
2. Vertiefung nach Rolle. Getrennt nach Abteilung, an echten Aufgaben aus dem eigenen Haus. Hier entsteht Stufe 2, und nur hier.
3. Regeln festhalten. Was gelernt wurde, gehört in eine kurze betriebliche Richtlinie. Mündliches Wissen zerfällt binnen Wochen.
4. Wiederholung einplanen. Ein kurzer Termin pro Jahr genügt, aber er muss stattfinden.

Der zweite Schritt ist der, an dem gespart wird — und der einzige, der wirklich verändert, wie gearbeitet wird. Eine allgemeine Einführung erzeugt Zustimmung; erst die Arbeit an der eigenen Angebotsvorlage, dem eigenen Protokoll, der eigenen Preisliste erzeugt Können. Genau darauf ist ein Inhouse-Training im Betrieb ausgelegt.

Zeitlich reden wir über einen halben Tag je Gruppe für die Basis und noch einmal so viel für die Vertiefung. Das lässt sich in einen Arbeitstag legen, ohne dass ein Betrieb stillsteht.

Was KI-Kompetenz nicht ist

Drei Abkürzungen sind verbreitet, und alle drei führen an derselben Stelle ins Leere:

Ein einmal angesehenes Webinar. Zuhören erzeugt Zustimmung, nicht Können. Wer nicht selbst an einer eigenen Aufgabe gescheitert ist und danach verstanden hat, warum, kommt über Stufe 1 nicht hinaus.

Eine Werkzeugschulung. Sie veraltet mit der nächsten Version. Was bleibt, ist die Fähigkeit, ein Ergebnis zu beurteilen — und die ist unabhängig davon, ob das Werkzeug ChatGPT, Copilot oder etwas heißt, das es heute noch nicht gibt.

Ein Zertifikat an der Wand. Es dokumentiert Teilnahme, nicht Können. Als Nachweis mag es seinen Zweck haben; mit KI-Kompetenz hat es nur dann etwas zu tun, wenn dahinter Übung an echten Aufgaben steht.

Was der Aufbau kostet — und was Warten kostet

Der größere Posten ist nicht das Honorar, sondern die Arbeitszeit: ein halber Tag je Gruppe, den die Beteiligten nicht am Schreibtisch verbringen. Das ist der Betrag, mit dem eine Geschäftsführung rechnen muss.

Für Weiterbildung im Betrieb gibt es in Österreich Förderschienen, unter anderem über das AMS und Landesstellen. Ob eine Förderung im Einzelfall greift, entscheidet ausschließlich die Förderstelle — eine belastbare Auskunft bekommen Sie nur dort. Eine Übersicht der Möglichkeiten finden Sie unter Förderungen für KI-Kurse.

Die Kosten des Wartens sind schwerer zu beziffern, weil sie unsichtbar bleiben, bis etwas passiert: das fehlerhafte Angebot, das hinausging. Die Kundenzusage, die auf einer erfundenen Angabe beruhte. Der Datensatz, der in einem Werkzeug landete, in das er nicht gehörte. Keiner dieser Fälle taucht in einer Kostenrechnung auf — bis er es tut.

Wer den Stand im eigenen Haus schon kennt, kann den nächsten Schritt direkt planen: Schulung für Mitarbeiter aufsetzen und den Aufbau nach Rollen aufteilen.